Konzept der Genehmigung des Dienstplans (ausführlicher)
Dieser Mitarbeiter prüft im Rahmen der Genehmigung, ob der Dienstplan die verschiedenen betrieblichen und gesetzlichen Kriterien erfüllt, welche eine Voraussetzung für die Genehmigung darstellen.
Im Online-Dienstplan biduum kann die monatliche Genehmigungspflicht des Dienstplans pro Arbeitsbereich eingestellt werden.
Einstellungen vornehmen
Rolle "Genehmiger" vergeben
Vergeben Sie das Recht zur Genehmigung von Dienstplänen bei den verantwortlichen Mitarbeitern ("Genehmiger"). Dieses Recht setzt die Berechtigung zur Dienstplanung voraus.
- Bearbeiten Sie die Mitarbeiter, die Dienstpläne genehmigen sollen.
- Wechseln Sie in den Reiter Berechtigungen.
- Aktivieren Sie den Schalter Dienstplanung erlauben für.
- Setzen Sie die Häkchen bei den Arbeitsbereichen, die geplant bzw. genehmigt werden sollen. Das Häkchen für Genehmigung setzt dabei automatisch das Häkchen für die Dienstplanung.
- Wenn im gewählten Arbeitsbereich noch keine Genehmigung aktiviert wurde, zeigt das System ein Warnungs-Icon ⚠.
Genehmigungspflicht für einen Arbeitsbereich aktivieren
- Öffnen Sie den Dialog Arbeitsbereiche definieren.
- Erstellen Sie einen neuen Arbeitsbereich oder bearbeiten Sie einen bestehenden.
- Aktivieren Sie den Schalter Monatliche Genehmigungspflicht für diesen Arbeitsbereich.
- Stellen Sie das Ende der Genehmigungspflicht in Tagen ein (Standard sind 7 Tage), damit bei Überschreitung der Genehmigungsfrist auch ohne Genehmigung ein Dienstplan veröffentlicht werden kann.
- Wenn im gewählten Arbeitsbereich noch keine Genehmiger ausgewählt wurden, sehen Sie eine entsprechende Warnmeldung. Ansonsten wird eine Liste der Genehmiger angezeigt.
Ablauf der Dienstplanung mit aktiver Genehmigungspflicht
Das nachfolgend dargestellte Schaubild, ein Flussdialogramm, zeigt den Ablauf des Genehmigungsprozesses für die Dienstplanung in der Software biduum. Rechtecke stehen für Zustände, Rauten für Entscheidungen und Pfeile für Aktivitäten.
Genehmigung anfragen
Wenn Sie für einen Arbeitsbereich die Genehmigungspflicht aktiviert haben, müssen Dienstplaner vor der ersten Veröffentlichung die Genehmigung anfragen. Der Plan kann also nicht einfach direkt veröffentlicht werden:
- Der Dienstplaner schreibt wie gewohnt seinen Dienstplan.
- Nach Fertigstellung des Dienstplans drückt er auf den Schalter Genehmigung anfragen. Der Dialog Genehmigung anfragen öffnet sich. Den Genehmigungsantrag kann der Dienstplaner für den Genehmiger mit einem Kommentar versehen.
Die Genehmiger werden über den vorliegenden Genehmigungsantrag von biduum benachrichtigt. - Ein beantragter Dienstplan kann vom Dienstplaner in diesem Prozessstatus nicht bearbeitet werden. Allerdings kann er den Genehmigungsantrag zurückziehen, wenn eine Planänderung erforderlich ist. Dazu drückt er den Schalter Anfrage zurückziehen.
Genehmigungsanfrage genehmigen oder ablehnen
Ein Genehmiger kann einen Genehmigungsantrag für einen Dienstplan genehmigen oder mit einer Begründung ablehnen.
In beiden Fällen wird der Dienstplaner über die Entscheidung des Genehmigers benachrichtigt.
- Wenn der Genehmiger den Dienstplan genehmigt, wird der Plan automatisch veröffentlicht.
- Lehnt der Genehmiger den Antrag ab, so kann der Planer den Dienstplan nachbessern, um anschließend erneut einen Genehmigungsantrag zu stellen.
Den Dienstplan implizit genehmigen
Der Genehmiger (für die Dienstplanung eines Arbeitsbereiches) besitzt in biduum gleichzeitig die Rolle des Dienstplaners. Er kann also den Dienstplan bearbeiten und nach Fertigstellung des Dienstplans diesen direkt veröffentlichen und damit implizit genehmigen.
Der Genehmiger kann somit den Schritt der Genehmigungsanfrage überspringen oder, nachdem er einen Genehmigungsantrag abgelehnt hat, den Dienstplan selbst nachbessern.
Ende der Genehmigungspflicht
Wird das im Dialog Arbeitsbereiche definieren eingestellte Ende der Genehmigungspflicht erreicht (z. B. 7 Tage vor dem ersten Tag des Dienstplans), ohne dass der Genehmigungsprozess abgeschlossen ist, so kann ein Dienstplan durch den Planer auch ohne Genehmigung durch einen Genehmiger veröffentlicht werden.
Mit diesem Mechanismus soll verhindert werden, dass ein Dienstplan bei einem unerwarteten Prozessproblem nicht veröffentlicht werden kann und somit die Mitarbeiter verspätet ihren Dienstplan erhalten.
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